Packing List còn được gọi là phiếu đóng gói / bảng kê / phiếu chi tiết hàng hóa danh sách hàng là một trong những chứng từ không thể thiếu của bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Trên packing list thể hiện rõ người bán đã bán những cái gì cho người mua, qua đó người mua có thể kiểm tra và đối chiếu lại xem có giống với đơn hàng đã đặt hay không.
Thông thường trên 1 phiếu đóng gói (packing list) chỉ thể hiện số lượng hàng, phương thức đóng hàng chứ không thể hiện giá trị của lô hàng. Tuy nhiên một số (ít) dùng chung cả packing list và invoice. Sau đây là sơ lược một mẫu packing list (phiếu đóng gói) sau
Về cơ bản hiện nay trên thế giới và Việt Nam đang dùng 3 mẫu packing list, để nhận biết loại nào đơn giản bằng cách chúng ghi rất rõ tiêu đề, cụ thể như sau:
Detailed packing list: Phiếu đóng gói chi tiết. Với dòng tiêu đề tương ứng là “Detailed packing list” loại packing list này nội dung rất chi tiết cho lô hàng, thường là người mua và người bán trực tiếp dùng loại này phổ biến.
Neutrai packing list: Phiếu đóng gói trung lập, trên loại packing list này không thể hiện tên người bán.
Packing and Weight list: Phiếu đóng gói packing list kèm theo bảng kê trọng lượng
Tác Dụng Của Packing List
Packing list (phiếu đóng gói) có những tác dùng như sau, nhìn vào phiếu đóng gói, chúng ta sẽ có các thông tin sau:
– Trong container đó có số lượng hàng bao nhiêu? Trọng lượng bao nhiêu?
– Số kiện, số pallet thế nào? Có bao nhiêu hàng hay kiện nhỏ được đóng trong thùng, hộp lớn?
– Chúng ta sẽ dỡ hàng bằng tay (công nhân bốc trực tiếp, cần nhiều người) hay dỡ hàng bằng xe nâng (cần ít người hơn)?
– Thời gian dự kiến dỡ hàng là bao lâu và từ đó có thể tính toán được số lượng hàng có thể dỡ trong 1 ngày (Ví dụ như container có 20 kiện hàng, đóng pallet thì có thể 1 cont trong vòng 30 phút, 1 giờ, 1 ngày dỡ được 8 cont nhưng nếu như container có 1000 kiện hàng bốc rời thì có thể mất 1,5 – 2 giờ/container và 1 ngày chỉ dỡ được 4 cont hàng). Điều này quan trọng cho người mua trong việc bố trí nhân lực xuống hàng và chuẩn bị kho bãi.
– Tìm được sản phẩm đó nằm trong kiện nào, bao nào, pallet nào. Nếu sản phẩm đó bị lỗi, chúng ta có thể khiếu nại nhà sản xuất và với những thông tin trên, họ có thể truy lại được ca sản xuất, số máy, người phụ trách và kiểm tra lỗi cho chúng ta.
Các nội dung chính trong Packing List
Một Packing List đầy đủ thường có các nội dung chính như sau:
– Tiêu đề trên cùng: Logo, tên, địa chỉ, tel, fax công ty
– Seller: Tên, địa chỉ, tel, fax công ty bán hàng.
– Số và ngày Packing List:Số này khá quan trọng
– Buyer: Tên, địa chỉ, tel, fax công ty mua hàng.
– Ref no: Số tham chiếu. Đây có thể là số đơn hàng, hay ghi chú thêm về Notify Party (Bên thông báo khi hàng đến. Thông thường thanh toán L/C thì mới yêu cầu ghi thêm thông tin Notify Party này).
– Port of Loading: Cảng bốc hàng (Ví dụ: Hai Phong port, Viet Nam; Incheon port, Korea…).
– Port of Destination: Cảng đến (Ví dụ: Manila port, Philippines; Port Klang port, Malaysia…).
– Vessel Name: Tên tàu, số chuyến.
– ETD: Estimated Time Delivery – Ngày dự kiến tàu chạy.
– Product: Mô tả hàng hóa: Tên hàng, ký mã hiệu, mã HS…
– Quantity: Số lượng hàng theo đơn vị ở dưới (Ví dụ: 100000 pcs là 100000 cái…).
– Packing: Số lượng thùng, hộp, kiện đóng gói theo đơn vị ở dưới (Ví dụ: đơn vị là bales – kiện, chẳng hạn có 100000 cái, đóng gói 500 cái/kiện -> Packing là 200 bales).
– NWT: Net weight – Trọng lượng tịnh (Chỉ tính trọng lượng của hàng hóa)
– GWT: Gross weight – Trọng lượng tổng (Tính cả trọng lượng của dây buộc, nylon bọc, thùng, hộp đựng ở ngoài). Trên thực tế, chúng ta không cần quá tỉ mỉ và quá chính xác GWT này, chỉ cần GWT tính tương ứng và không vượt quá trọng lượng mà hãng tàu cho phép xếp trong 1 container là ok.
– Remark: Những ghi chú thêm (ví dụ như tất cả có 200 kiện thì kiện từ số 1 – 100 là đóng cho hàng nhãn mác A, kiện từ số 100-200 là đóng cho hàng nhãn mác B…)
– Xác nhận của bên bán hàng: Ký, đóng dấu.
Ngoài ra, với nhiều loại hàng đóng gói phức tạp hay một chuyến hàng bao gồm nhiều container, chúng ta còn phải cung cấp thêm Detailed Packing List. Về bản chất, đây là bảng kê chi tiết hơn và được gửi cùng Packing List. Packing List dùng để kê khai hải quan và xem xét số lượng chung còn Detailed Packing List được dùng để kiểm tra số lượng hàng hóa thực tế khi dỡ hàng và nhập vào kho.
Trên Detailed Packing List phải ghi rõ số cont/seal và số lượng hàng trong từng kiện, từng pallet, loại hàng cụ thể và ký, mã hiệu.
Ngoài ra, trong nhiều trường hợp xuất hàng lẻ hoặc hàng nguyên container nhưng chủng loại, quy cách đóng gói đơn giản thì người bán hàng có thể kết hợp và gộp chung Commercial Invoice + Packing List vào một mẫu như hình minh họa ở dưới:
Mẫu Container Packing List của hãng tàu
Sau đây là mình gởi các bạn mẫu Container Packing List của 29 hãng tàu tại Việt Nam. Lưu ý đây là Container Packing List dùng trong hãng tàu nhé.
Kết luận
Qua Packing List (Detailed Packing List), chúng ta có thể hiểu được loại hàng, số lượng hàng, quy cách đóng gói, từ đó tính toán được thời gian dỡ hàng, cách sắp xếp, chỗ để trong kho. Packing List thông thường được gửi cho người mua ngay sau khi đóng hàng xong để người mua có thể kiểm tra số lượng hàng giao và lên kế hoạch sản xuất, kinh doanh kịp thời.